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Quelle Trésorerie

À partir de quand acheter un outil de relance ?

Pour qui : Vous dirigez une PME ou vous suivez ses clients. Les relances prennent du retard, et vous vous demandez si un logiciel réglerait le problème.

Achetez un outil de relance quand une personne ne peut plus suivre toutes les factures en retard à la main, ou quand plusieurs équipes relancent les mêmes clients. Avant ce point, un fichier et le téléphone font mieux.

Notre repère tient en une multiplication : factures en retard ouvertes, multipliées par le nombre de contacts par mois et les minutes par contact. Sous 8 heures par mois, gardez le fichier. Ce seuil est notre méthode et ne vient d’aucune étude.

Le nombre de factures émises ne dit rien : 200 factures payées à l’heure ne demandent aucune relance, et 15 factures de 40 000 € en retard demandent un dirigeant au téléphone.

Notre avis

Sous 30 factures en retard ouvertes et 8 heures de suivi par mois, gardez un fichier. Au-delà, ou avec plusieurs équipes, commencez à comparer.

Pourquoi

  • Avec peu de clients et de gros montants, un appel obtient une date que le logiciel n’obtiendra pas.
  • Le calcul de charge se fait en dix minutes avec votre balance âgée.
  • Le gain pour la prévision vient de la date promise, que le fichier peut déjà porter.

Ce qui change le choix

Une relance sautée deux mois de suite, plus de 8 heures de suivi par mois, ou deux équipes qui contactent le même client.

L’ordre à suivre

  1. Mesurer les factures en retard ouvertes et le temps de suivi
  2. Tenir un fichier de relance et appeler
  3. Activer la relance déjà incluse dans votre suite
  4. Acheter un outil dédié

Calculez votre charge de relance

Exemple fictif : deux PME sortent leur balance âgée, le tableau des factures impayées classées par ancienneté. Chacune prévoit 3 contacts par mois et 5 minutes par contact. Ces chiffres sont imaginés pour l’exercice.

Exemple fictif : charge mensuelle de relance
SociétéFactures en retard ouvertesCalculChargeDécision
A1515 × 3 × 5 = 225 minutes3 h 45Fichier
B4040 × 3 × 5 = 600 minutes10 hComparer

Le fichier qui suffit sous le seuil

Sept colonnes suffisent : client, facture, montant, échéance, dernier contact, date promise, litige. La colonne de date promise compte le plus, car elle remplace l’échéance dans votre plan de trésorerie. Une relance qui obtient une date améliore déjà la prévision, sans logiciel.

La société A y gagne aussi en méthode : le même jour chaque semaine, elle relit les factures en retard, appelle, puis met le plan à jour.

Si vous dépassez le seuil, regardez d’abord votre suite

Le palier suivant coûte parfois peu. Chez Pennylane, l’aide réserve les séquences de relance aux plans Essentiel et Premium, et la grille de l’onglet indépendant affiche Essentiel à 24 € HT par mois. Chez Kolecto, la grille affiche 39 € HT par mois pour le socle TPE et 25 € HT pour le module ventes, avec 500 factures par an. Les outils dédiés affichent des prix d’entrée plus élevés : Aston AI à 195 € par mois en paiement annuel, taxes non précisées, pour moins de 10 M€ de chiffre d’affaires, et LeanPay à partir de 225 € HT par mois en annuel pour moins de 15 M€. Le calcul de rentabilité se trouve sur une page à part.

Quand le volume ne décide plus

Deux commerciaux et une comptable qui écrivent au même client, sans voir leurs messages respectifs, posent un problème dès dix factures. Ici l’outil apporte un historique partagé. Même raisonnement pour plusieurs filiales qui servent un client commun.

À l’inverse, restez au téléphone si cinq clients concentrent l’essentiel de vos montants, quel que soit votre chiffre d’affaires. Un e-mail automatique n’obtiendra pas la date de mise en paiement auprès de leur service fournisseurs.

Limites de cette page

Le seuil de 8 heures et celui de 30 factures sont des repères de notre part : 30 factures à 3 contacts de 5 minutes font 7 h 30. Ajustez-les à vos minutes réelles. Les prix lus sont des prix d’entrée, et ceux de Pennylane viennent de l’onglet indépendant.

Prochaine action

Sortez votre balance âgée et faites la multiplication. Sous 8 heures, sans équipes multiples, ouvrez le fichier à sept colonnes. Au-dessus, si deux équipes contactent le même client, ou si une relance a sauté deux mois de suite, vérifiez la relance de votre suite, puis comparez un outil dédié. Si cinq clients concentrent vos montants, gardez leur suivi au téléphone dans tous les cas.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : grilles de Kolecto, d’Aston AI et de LeanPay, aide de Pennylane sur les relances automatiques.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun outil n’a été testé. Notre méthode

  • Notre avis. Sous 30 factures en retard ouvertes et 8 heures de suivi par mois, un fichier et le téléphone suffisent, sauf si plusieurs équipes contactent les mêmes clients.

    Portée : PME

    Réserve : Avis et seuils de la rédaction, sans étude.

    Daté du 5 novembre 2026.

  • Notre méthode. La charge de relance se calcule ainsi : factures en retard ouvertes × contacts par mois × minutes par contact.

    Portée : Toute PME disposant d’une balance âgée

    Réserve : Les minutes réelles varient selon les clients.

    Daté du 5 novembre 2026.

  • Notre calcul ou déduction. Dans l’exemple fictif, 15 × 3 × 5 font 225 minutes, soit 3 h 45, et 40 × 3 × 5 font 600 minutes, soit 10 heures ; 30 × 3 × 5 font 450 minutes, soit 7 h 30.

    Portée : Sociétés fictives

    Réserve : Simulation, sans résultat réel.

    Daté du 5 novembre 2026.

  • Fait lu. L’aide de Pennylane réserve les relances automatiques aux plans Essentiel et Premium, et sa grille de l’onglet indépendant affiche Essentiel à 24 € HT par mois le 5 novembre 2026.

    Portée : Onglet indépendant, un utilisateur

    Réserve : Prix TPE et PME non lus en clair.

  • Fait lu. Le 5 novembre 2026, la grille de Kolecto affiche pour une TPE 39 € HT par mois pour le socle Essentiel et 25 € HT par mois pour le module ventes, limité à 500 factures par an.

    Portée : Offre TPE, affichage mensuel

    Réserve : Socle et module se paient séparément.

  • Fait lu. Le 5 novembre 2026, la grille d’Aston AI affiche son offre PME, pour moins de 10 M€ de chiffre d’affaires, à 195 € par mois en paiement annuel, taxes non précisées.

    Portée : Offre PME

    Réserve : Taxes non précisées.

  • Fait lu. Le 5 novembre 2026, la grille de LeanPay affiche son offre PME, pour moins de 15 M€ de chiffre d’affaires, à partir de 225 € HT par mois en paiement annuel.

    Portée : Offre PME, 1 000 factures importées par mois

    Réserve : Prix « à partir de ».